Migration

Ein Dokumenten-Management-System ist eine komplexe Komponente in der informationstechnischen Infrastruktur eines Unternehmens. Im Laufe des Betriebs eines Dokumenten-Management-Systems (DMS) können eine Reihe von Änderungen erforderlich werden:

  • Integration von Daten aus einem Fremdsystem in ein DMS
  • Auslagerung von Daten aus dem DMS in ein Fremdsystem
  • Wechsel der DMS-Version (z.B. Upgrade von Documentum)
  • Wechsel der zugrunde liegenden Hardware- und / oder Betriebssystem-Plattform
  • Zusammenfassung oder Trennung von Repositories

Diese unterschiedlichen Migrations-Szenarien sind oft miteinander verknüpft und lassen sich nicht strikt voneinander abgrenzen. INCONSULT hilft Ihnen als umfassender Servicepartner die Datenmigration durchzuführen. Wir berücksichtigen eine Reihe von Randbedingungen bei der Planung der Migration, die aufgrund der beschriebenen Komplexität der Systeme erforderlich sind:

  • Abgleich der Datenstrukturen von Quell- und Zielsystem
  • Technisch oder im Geschäftsprozess an das EDM-System angrenzende Systeme und Applikationen, u.a.:
    • Erfassen von Dokumenten (Scannen, eMail-Import)
    • Erstellen und Bearbeiten von Dokumenten (Office, CAD; ggf. mit Vorlagen-Verwaltung)
    • Ausgeben von Dokumenten (Drucken, Rendern)
    • Entwicklungsumgebungen für die Erstellung von Documentum-Applikationen
  • Lifecycle und Workflows
  • Verteilung des Systems über mehrere Standorte

Zur Vorbereitung der Migration evaluiert INCONSULT exakt die existierende Umgebung, dies umfasst die verwendete Hard- und Software, die Anwenderzahlen und die Mengengerüste des Dokumentenbestands. So erhält INCONSULT einen genauen Überblick über die existierenden Daten und kann so die Planung mit den Anforderungen an das neue System zielgerichtet durchführen.

Da ein DMS in der Regel geschäftskritische Daten enthält, ist das Zeitfenster, das für eine Migration zur Verfügung steht, sorgfältig abzustimmen. INCONSULT gestaltet den Prozess offen und informiert den Kunden regelmäßig über den Stand des Systems, so dass die Anwender frühzeitig eingebunden und auch rechtzeitig über die zu erwartenden Ausfälle informiert werden.

Zum Abschluss einer Migration erbringt INCONSULT zusammen mit dem Kunden den Nachweis, dass

  • die Daten vollständig sind
  • die Daten konsistent sind
  • die gewünschte Funktionalität gegeben ist

Für den Fall, dass die Tests nicht zum geplanten Ergebnis führen, ist durch geeignete Maßnahmen, z.B. das Wiederherstellen des Ausgangszustands, dafür zu sorgen, dass die Arbeitsfähigkeit der Anwender und die Integrität der Daten gewährleistet sind.