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Migration

Ein Dokumenten-Management-System ist eine komplexe Komponente in der informationstechnischen Infrastruktur eines Unternehmens. Im Laufe des Betriebs eines Dokumenten-Management-Systems (DMS) können eine Reihe von Änderungen erforderlich werden:

  • Integration von Daten aus einem Fremdsystem in ein DMS
  • Auslagerung von Daten aus dem DMS in ein Fremdsystem
  • Wechsel der DMS-Version (z.B. Upgrade von Documentum)
  • Wechsel der zugrunde liegenden Hardware- und / oder Betriebssystem-Plattform
  • Zusammenfassung oder Trennung von Repositories

Diese unterschiedlichen Migrations-Szenarien sind oft miteinander verknüpft und lassen sich nicht strikt voneinander abgrenzen. INCONSULT hilft Ihnen als umfassender Servicepartner die Datenmigration durchzuführen. Wir berücksichtigen eine Reihe von Randbedingungen bei der Planung der Migration, die aufgrund der beschriebenen Komplexität der Systeme erforderlich sind:

  • Abgleich der Datenstrukturen von Quell- und Zielsystem
  • Technisch oder im Geschäftsprozess an das EDM-System angrenzende Systeme und Applikationen, u.a.:
    • Erfassen von Dokumenten (Scannen, eMail-Import)
    • Erstellen und Bearbeiten von Dokumenten (Office, CAD; ggf. mit Vorlagen-Verwaltung)
    • Ausgeben von Dokumenten (Drucken, Rendern)
    • Entwicklungsumgebungen für die Erstellung von Documentum-Applikationen
  • Lifecycle und Workflows
  • Verteilung des Systems über mehrere Standorte

Zur Vorbereitung der Migration evaluiert INCONSULT exakt die existierende Umgebung, dies umfasst die verwendete Hard- und Software, die Anwenderzahlen und die Mengengerüste des Dokumentenbestands. So erhält INCONSULT einen genauen Überblick über die existierenden Daten und kann so die Planung mit den Anforderungen an das neue System zielgerichtet durchführen.

Da ein DMS in der Regel geschäftskritische Daten enthält, ist das Zeitfenster, das für eine Migration zur Verfügung steht, sorgfältig abzustimmen. INCONSULT gestaltet den Prozess offen und informiert den Kunden regelmäßig über den Stand des Systems, so dass die Anwender frühzeitig eingebunden und auch rechtzeitig über die zu erwartenden Ausfälle informiert werden.

Zum Abschluss einer Migration erbringt INCONSULT zusammen mit dem Kunden den Nachweis, dass

  • die Daten vollständig sind
  • die Daten konsistent sind
  • die gewünschte Funktionalität gegeben ist

Für den Fall, dass die Tests nicht zum geplanten Ergebnis führen, ist durch geeignete Maßnahmen, z.B. das Wiederherstellen des Ausgangszustands, dafür zu sorgen, dass die Arbeitsfähigkeit der Anwender und die Integrität der Daten gewährleistet sind.

Enterprise Content Management

Vor der Entwicklung Ihrer individuellen Enterprise Content Management System (eCMS) -Lösung wird zunächst die Detailkonzeption und das Pflichtenheft erarbeitet. In diesem Rahmen werden Masterpläne für die Einführung von eCMS-Lösungen und die Definition der Arbeitsabläufe erstellt. Danach erfolgt die Anpassung des Systems auf Ihre spezifischen Anforderungen und die Einbindung in die vorhandene DV-Landschaft, z.B. Anbindung an SAP, Internet/-Intranet-Lösungen oder der Verknüpfung mit CAD-Systemen.INC_page_ecm

Für die problemlose Anwendung und die Gewährleistung der reibungslosen Systemabläufe findet eine umfangreiche Betreuung vor Ort statt. Dazu gehört die Unterstützung der Anwender und der Systemadministratoren. Auf Wunsch können spezielle Wartungsverträge vereinbart werden.

Gerade bei individuellen Enterprise Content Management Lösungen ist es oftmals unumgänglich, firmenspezifische Schulungen durchzuführen. Aus diesem Grunde bieten wir individuell entwickelte Schulungskonzepte an, um Ihre Mitarbeiter in die spezifischen Gegebenheiten Ihres eCMS-Systems einzuweisen. Diese Schulungskonzepte werden gemeinsam mit Ihnen definiert und durch unsere praxiserfahrenen Mitarbeiter detailliert ausgearbeitet und geschult.

Collaboration

Die Geschäftsprozesse unserer Kunden lassen sich immer weniger standortbezogen definieren. Sie verzahnen sich als Konsequenz von Fusionen, Outsourcing, Concurrent Engineering und Globalisierung intensiv mit denen ihrer Kunden, anderer Konzernunternehmen, ihrer Lieferanten, Kontraktoren und Konsorten.

Von zunehmender Bedeutung ist die Koordination und Kommunikation über die einzelne Organisationseinheit hinaus. Individuelle Standards verlieren ihren Informationswert, wenn sie nicht sinnvoll in neue Zusammenhänge eingebunden werden. Logische Verbindungen benötigen logische Strukturen, um hohe Effizienz zu gewährleisten.

INCONSULT hilft Ihnen an zentraler Stelle, diese in den genannten Bereichen zu definieren, aufzubauen und in die betriebliche Praxis zu integrieren.

Beispielsweise bieten unsere Partner OpenText und Microsoft hierzu geeignete Systemplattformen.

Im Geschäftsbereich Collaboration sind Mitarbeiter aus den Disziplinen Betriebswirtschaft, Informatik, Ingenierurwesen und Chemie beschäftigt. Ihr Kompetenzprofil ist geprägt durch Erfahrungen im Projektmanagement, in der Organisationsberatung und der IT. Durch Spezialisierung auf die genannten Schwerpunkte garantieren unsere Berater Effizienz bei der Ist-Analyse sowie Pragmatismus und Realitätsnähe bei der Systemeinführung.

Die Inhalte unserer Arbeit sehen wie folgt aus:

  • Kurzberatung
  • Ist-Analyse / Soll-Konzepte
  • Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen
  • Konzepte zur Datensicherheit
  • Begleitung bei der Systemeinführung
  • Installation der Systemkomponenten
  • Integration in die vorhandene DV-Landschaft
  • Strukturierung und Einrichtung der benötigten eRooms bzw. Teamsites
  • Punktuelle Unterstützung in der Systemverbreitung und bei der Anbindung externer Partner
  • Ergebnisabsicherung durch Analyse und Reengineering

Durch den Einsatz von INCONSULT Beratern in Ihren Collaboration Projekten erreichen Sie eine schnelle und zielgerichtete Umsetzung Ihrer Anforderungen und einen kurzfristigen „Return of Invest“.